Technische Dienstleister sind immer dann sinnvoll, wenn man Prozesse verbinden und normieren muss, um nationale und internationale Richtlinien einzuhalten und selbst nicht das nötige Know-How besitzt. Mit Hilfe dieser Experten lassen sich nicht rein die steuerrechtlichen Bedürfnisse abdecken, sondern es stehen meist auch zahlreiche Zusatzservices zur Verfügung. Dazu zählen z.B. die Archivierung von Daten, die Datenkonvertierung und-validierung, gemischte Wahlmöglichkeiten (Papier und elektronische Rechnungen) und ganz besonders wichtig: die Prozesssicherheit.

Belege und Unterlagen digitalisieren und aufbewahren. Unternehmen müssen bei der Datenspeicherung eine Reihe von gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben beachten, um Datenschutz, Sicherheit und Compliance sicherzustellen Die Digitalisierung und Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen ist ein zentraler Bestandteil moderner Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementprozesse. Aufbewahrungsfristen: Geschäftliche Unterlagen müssen für 6 bis 10 Jahre archiviert werden (gemäß § 147 AO und § 257 HGB).- 10 Jahre: Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Rechnungen.- 6 Jahre: Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Dokumente. GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form erfordern: Unveränderbarkeit: Digitalisierte Belege dürfen nach der Erfassung nicht mehr manipuliert werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Digitale Belege müssen vollständig, lesbar und reproduzierbar sein. Indexierung und Zugriff: Dokumente müssen sinnvoll strukturiert und schnell auffindbar sein.

1. Laufende Buchhaltung- Erfassung von Geschäftsvorfällen: Ein- und Ausgaben, Einnahmen und Ausgaben, Belege, Rechnungen und Quittungen.- Kontierung und Verbuchung: Zuordnung der Belege zu den entsprechenden Konten nach dem Kontenrahmen.- Führung von Kassenbüchern und Bankkonten. 2. Lohnbuchhaltung- Erstellung von Lohn- und - Gehaltsabrechnungen.- Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer.- Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzämter. 4. Steuerliche Vorbereitungen- Unterstützung bei der Umsatzsteuervoranmeldung.- Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater (z. B. Jahresabschluss).- Prüfung steuerlicher Anforderungen. 5. Zahlungsverkehr- Erstellung und Überwachung von Zahlungsläufen.- Mahnwesen: Verfolgung offener Forderungen. 6. Kommunikation- Korrespondenz mit Ämtern, Banken und Geschäftspartnern.- Bereitstellung von Unterlagen und Informationen für externe Prüfungen. 7. Beratung und Optimierung- Unterstützung bei der Einrichtung von Buchhaltungssystemen.- Beratung zu finanziellen und organisatorischen Prozessen.Optimierung der Buchhaltungsabläufe und Digitalisierung. 8. Archivierung- Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen nach gesetzlichen Vorgaben.- Sicherstellung der Revisionssicherheit.

Eine effiziente Langzeitdatenspeicherung kombiniert gesetzliche Vorgaben (GoBD-konform), technische Planung und Sicherheitsmaßnahmen. Digitale Systeme und Cloud-Lösungen bieten Flexibilität und Kostenersparnis, während physische Medien zusätzliche Sicherheit für langzeitkritische Daten bieten. Die regelmäßige Prüfung und Anpassung an neue Technologien sichert die Datenintegrität über Jahrzehnte hinweg.