MỜI DÙNG THỬ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRUNG TÂM - TRƯỜNG HỌC

Xin phép Huy và mọi người cho mình tìm chiến hữu làm giáo dục:

Mình xuất thân giáo dục, đang làm giáo dục, từ làm thuê đến làm chủ, từ tuyển sinh đến đào tạo, giảng dạy, quản lý và điều hành đều trải qua hết rồi, hiểu hết nỗi đau của mỗi công đoạn. Đến giờ mình đã qua tay khoảng 20 hệ thống phần mềm quản lý đào tạo và hiểu tầm quan trọng của việc tự động hóa quy trình trong quản lý đào tạo. Không chỉ để tối ưu chi phí, mà quan trọng là để hạn chế sai sót trong vận hành dịch vụ nếu chạy bằng cơm. Năm vừa rồi lần đầu tiên bên mình mắc 1 lỗi cực nghiêm trọng là bỏ sót một vài học viên không xếp lịch, do vấn đề bàn giao file excel và sơ xuất của nhân sự đào tạo.

Từ đó, mình quyết tâm phải tự động hóa quy trình đào tạo và số hóa các nghiệp vụ cần thiết nhất. Trong suốt 2023 mình đã lãng phí khoảng gần trăm củ cho việc thử nghiệm các hệ thống khác nhau (Mua về dùng nhưng không ưng nên đành bỏ).

Các vấn đề của việc triển khai phần mềm quản lý như sau:

- Mã nguồn mở: OpenEdx, CanvasLMS, Moodle, Illias, thậm chí OpenEducat của Odoo... Đều cồng kềnh quá nhiều chức năng, hoặc thiên về 1 chức năng cụ thể như LMS hoặc Elearning, không phù hợp cho các mô hình đào tạo mới, hiện đại (ít nhất là bên mình), hoặc ngon nhưng không làm chủ nổi công nghệ/ không tùy biến được, hoặc nhiều chức năng quá không dùng hết!

- Mua dịch vụ: Phần lớn các hệ thống quản lý đào tạo trên thị trường điều hướng chức năng sang Elearning dạng MOOCs, thiếu các chức năng liên quan đến quản lý trung tâm, trường học offline, nhất là các mô hình triển khai như Flipped Classroom, Blended Learning, Hybrid Classroom...

Mình đã tìm thấy 1 số bên cung cấp dịch vụ và khá ấn tượng với khoảng 5-6 ông trong đó, nhưng vấn đề chung gặp phải là khi demo khá mượt và ngon, nhưng khi mua về thì chỉ cần 1 vài tính năng rất nhỏ trong đó không dùng được là cả hệ thống vứt đi.

Ví dụ:

- Có 1 hệ thống được phát triển bằng cách clone lại @WorkPlace của Facebook cho DN => Mình rất thích hướng này, tuy nhiên cuối cùng chỉ vì vài chức năng nhỏ nhỏ mà cả hệ thống triệu đô ko dùng được bị khách chửi tơi bời, VD: Chat không gửi được ảnh/ tập tin, tương tác không hiện thông báo... Hoặc Classroom không nộp được bài tập.

Một vài bên khác chạy khá ngon và mượt, nhưng cũng thiếu 1 số tính năng nào đó kiểu như: Không xem được học viên nào bị bỏ quên chưa xếp lớp, không tạo được khóa học elearning..., hoặc tạo được elearning thì lại không có LMS (cho lớp offline)...

Nói chung đều bị vấn đề nồi cơm rất dẻo nhưng bị khê => Đổ hết

Một số hệ thống khác thì lại rất ngon... Cho người quản lý, nhưng lại hành hạ nhân viên/ học viên/ giảng viên. Sinh ra không biết bao nhiêu quy trình, thủ tục khiến cho trải nghiệm người dùng cực tệ, còn các lãnh đạo thì chỉ quan tâm cái biểu đồ báo cáo nhìn có nguy hiểm hay không. Một người dùng phải nhớ tầm 5-6 hệ thống và tài khoản, các hệ thống lại không đồng bộ với nhau dẫn đến người dunvf phải làm các thao tác còn lại cho nó đồng bộ, tự dưng đi dạy xong lại giỏi excel Đôi khi giảng viên, học viên ghét chỉ vì quy trình và hệ thống. Quan điểm của mình là chuyển đổi số mà làm khổ nhau thì nên chạy cơm cho lành.

Vì vậy, đầu năm nay rồi mình lại cho mọi người chạy cơm => Nhóm Zalo để trao đổi và tương tác, Google Classroom để thay LMS, Google Meet để học trực tuyến, tự xây 1 hệ thống Elearning để ôn bài => Người dùng vẫn phải nhớ đâu đấy 4-5 địa chỉ web, nhưng vẫn đỡ hơn chuyển đổi số nửa vời trước đây, ít nhất về trải nghiệm.

Sau các bài học và kinh nghiệm suốt 15 năm dùng LMS, học Elearning, đi mua hệ thống, dùng mã nguồn mở... Cả ở vai trò người học, người dạy, nhân viên, người quản lý, thằng kiến trúc sư hệ thống... Thì vừa rồi mình quyết định tự xây 1 cái để dùng, tiêu chí là phải tinh gọn, dễ dùng như Google Classroom, ngu nhất cũng phải như Facebook mà vẫn giúp giải quyết được công việc. Một số chức năng chính:

- CRM tuyển sinh: Theo mô hình Kanban theo trạng thái chăm sóc học viên, phễu marketing & bán hàng => Sắp tới tích hợp thêm chat đa kênh.

- Tài chính: Không thay phần mềm kế toán vì không ăn được Misa đâu, chỉ làm nghiệp vụ học phí, tính lương giảng viên/ trợ giảng, nhắc thu học phí, xuất phiếu thu (hóa đơn điện tử).

- Đào tạo: Quản lý chi nhánh, phòng học, ngành học, môn học, lớp học, xếp lịch tự động (check trùng lịch học viên, giảng viên, phòng học...), quản lý điểm, điểm danh, nhắc lịch, cấp chứng chỉ.

À có thêm cả LMS kết hợp Elearning => Chèn được video, tài liệu, văn bản... Tích hợp luôn hệ thống Zoom 300 người không phải tạo thủ công bên ngoài làm gì cho vất vả. => Học offline, online, Zoom, Elearning, huấn luyện coaching ko ngán thằng nào.

- Hệ thống thi cử: Tự luận, trắc nghiệm...

- Nhân sự: Chấm công, tính lương, đăng ký lịch dạy, bậc lương => Đặc thù của việc quản lý giảng viên

- Hệ thống báo cáo: Cho các sếp thích xem biểu đồ => Bao nhiêu lớp đang chạy, bao nhiêu lớp bị hủy, bao nhiêu học viên ko đc điểm danh, bao nhiêu phòng học trống, qua môn, trượt môn, doanh thu, chi phí thế nào...

- Help Desk: Giống như mọi người đi mua tên miền & Hosting ý, việc gì quan trọng gõ yêu cầu vào đây để xử lý, người quản lý check được trạng thái xử lý trong này, còn các việc cơ bản thì thôi cứ Zalo, Facebook, Email mà dùng...

- Mạng xã hội: Đối với mình cái này quan trọng, bên mình học viên online nhiều, giờ mà ko nhìn mặt nhau cũng ko có kênh nào giao lưu thì rất chìm => Mọi người hình dung nó như cái Threads/ Facebook nội bộ cho học viên, giảng viên, nhân viên...

Khoe vậy thôi, giờ hệ thống xong được khoảng 70%, đã sẵn sàng module đào tạo, nhân sự, báo cáo... Còn phân hệ tuyển sinh, tài chính và mạng xã hội sẽ xong trong tháng 8 để tháng 9 dùng.

Mình mới dùng thử từ hôm qua và rất ưng so với nhu cầu của mình, nhưng dùng 1 mình thì phí quá nên sắp tới bên mình liên doanh với công ty phần mềm trực tiếp code hệ thống này để thương mại hóa nó, mục tiêu là giải quyết nỗi đau cho trường học/ trung tâm... Hiện tại mình muốn tặng khoảng 6 tháng dùng thử + 1 gói khách hàng tiên phong cho trung tâm/ trường học nào quan tâm hệ thống này. Yên tâm là không mất xu nào, nếu thấy nó ngu quá thì khỏi mua, bao giờ ưng mới nói chuyện tiền nong. Quan điểm của tôi là không để ông nào chơi với tôi mà thiệt cả

Đối tượng: Chủ trung tâm dạy nghề, chủ trường cao đẳng, trung cấp, trung tâm ngoại ngữ, du học, bồi dưỡng văn hóa, nhà đào tạo cá nhân... Nói chung cứ dính đến giáo dục là ok!

Phần mềm nào demo cũng hay cả, anh em cứ phải thử mới chốt nhé đừng nóng vội

Link đăng ký trải nghiệm: https://hocvienkstudy.larksuite.com/share/base/form/shruszHzCCbpWrOnDVOYrpUUjhd

2 comments